Активное внедрение электронного документооборота пока не привело к полному отказу от бумажных отпечатков. Государственные организации, оптовые торговые фирмы, АЗС, проектные институты и много других компаний все еще вынуждены ежедневно печатать много документов. При этом редко какая бухгалтерия проводит точный подсчет расходов на печать. Обычно суммируются только основные затраты, без учета косвенных расходов и потерь из-за простоя техники, использования сотрудниками МФУ в личных целях.
Для определения стоимости расходов на распечатку документов по предприятию и по каждому подразделению необходимо провести аудит печати. Что это такое и чем аудит отличается от аутсорсинга и покопийной печати рассказали эксперты компании Копи-Консалтинг.
Аудит показывает расходы на печать документов
В организации, как правило, одновременно используется несколько типов печатающих устройств. Среди них есть принтеры и МФУ, новые и устаревшие модели разной производительности.
С помощью специальных программ можно подсчитать сколько копий делает каждое устройство, с какого компьютера поступают документы. Также при аудите подсчитываются расходы на ремонт каждого принтера или МФУ, затраты на замену картриджей, время простоя.
По результатам аудита делается вывод об эффективности каждого печатающего устройства. Также рассчитывается стоимость одного отпечатка.
Аутсорсинг или покопийная печать позволяют экономить
Для перехода на покопийку не обязательно проводить аудит печати. Для нее достаточно заключить договор со специализированной компанией на покопийную печать. Он фиксирует стоимость одного отпечатка и предполагает поставку расходных материалов (бумага, картриджи), диагностику и ремонт принтеров и МФУ, установку программного обеспечения для контроля количества распечаток. Оплата проводится в конце месяца. Она зависит от количества распечатанных страниц. При покопийке сэкономить можно только введя жесткий контроль за количеством копий.
Аутсорсинг предполагает постепенное уменьшение расходов на печать за счет оптимизации процесса печати. Для этого по результатам аудита составляется план оптимизации документооборота. Он предполагает настройку печатающей техники, часто ее замену на более новую или подходящую по мощности. Также в рамках аутсорсинга поставляются бумага и картриджи, ведется учет количества копий.
Компания Копи-Консалтинг предоставляет услуги и аутсорсинга, и покопийной печати. Оба метода востребованы, так как позволяют снизить расходы на печать.
