У любой компании должен быть архив. Организовать его можно своими силами или доверить эту работу профессионалам. Это первый вопрос. А второй — где хранить готовый архив? Тут тоже есть два варианта: в одном из помещений офиса или в специальном профессиональном хранилище.
Второй вариант имеет единственный недостаток — это платно. Но количество преимуществ настолько большое, что они перевешивают данный минус. А если добавить к этому отсутствие необходимости арендовать и обустраивать помещение под архив, то зачастую сокращение расхода компенсирует эти траты.
В статье мы расскажем о том, как осуществляется архивное хранение документов и дел в профессиональном хранилище «Первого Городского Архива».
Как обустроено помещение?
Прежде всего, стоит отметить, что профессиональное хранилище — это специально созданное помещение, в котором изначально сформированы все условия для идеального хранения документов:
- противопожарная сигнализация, способная обнаружить возгорание на ранних стадиях;
- современные средства пожаротушения, подходящие для тушения бумаги;
- охранная сигнализация, которая защищает хранилище от доступа посторонних;
- надежная система климат-контроля, которая дает возможность установить в помещении нужный уровень температуры, влажности воздуха, освещенности и т.д.;
- поддержание постоянного уровня чистоты, что обеспечивает незапыленность воздуха;
- хранение документов в папках и коробах с крышкой, что дает дополнительную защиту от света;
- система кодификации и шифрования документов, которая защищает от несанкционированного доступа к бумагах тех, кто не имеет к ним доступа по законам и правилам;
- металлические стеллажи для хранения, которые защищают от появления плесени, жучков и других микроорганизмов.
Кроме того, в хранилище есть специально оборудованные помещения, в них сотрудники компаний-клиентов могут провести время, работая с документами. Там стоят удобные столы, кресла и т.д.
По требованию бумаги могут быть выданы, отправлены по факсу или электронной почте.
Требуется ли предварительная обработка перед помещением в архив?
Если вы хотите сдать свои документы в хранилище «Первого Городского Архива», они должны быть соответствующим образом обработаны. То есть еще до передачи бумаг в хранилище проводится их полноценная архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.
Сделать это могут сотрудники компании «Первый Городской Архив», они же предоставляют все необходимые папки и короба для хранения.
